5 razones para convocar una reunión. Por Jeroen Sangers
Las reuniones son muy caras. Si
convocas una reunión de dos horas con ocho asistentes, inviertes en total 16
horas laborables que puede tener un valor entre 600 y 1200 euros. Son 16 horas
que no dedicas a la atención a tus clientes o al desarrollo de tu producto.
Si convocas una reunión,
asegúrate que solo invitas los asistentes que realmente son necesarios y que
todos los asistentes saben la razón de la reunión (¿por qué hay reunión?) y
están de acuerdo con la necesidad de este razón.
Hay cinco razones para
convocar una reunión:
- Dar
información
Aunque puedes difundir información fácilmente, a veces es mejor hacerlo en persona. Si hay cambios importantes en la estructura de la empresa, es mejor explicar esas cambios en persona a los empleados - Obtener
información
Otra razón para convocar una reunión puede ser escuchar a los opiniones de los asistentes o por ejemplo para saber qué está pasando en los departamentos de la empresa. - Desarrollar
opciones
Una buena lluvia de ideas va mejor si lo hacer con otras. Las ideas de una persona pueden ser la inspiración para más ideas de otra persona. También es posible que necesitas la visión de varios y diferentes expertos para poder tener la imagen completo de la solución. - Tomar
decisiones
Si hay que tomar una decisión importante que requiere el consenso de varias personas queda claro que también puedes necesitar una reunión. - Contacto
humano
Aunque hoy en día puedes hacer muchas cosas a distancia por internet o teléfono, a veces es mejor reunir en persona para poder conocer mejor a la otra gente.
Muchas
veces tendrás varios de esas razones para reunir gente, incluso a veces tienes
las cinco razones para convocar una reunión: Hoy voy a compartir información
con vosotros y también obtendré información de vosotros. Después exploramos
algunos posibles soluciones a nuestro problema y decidir las acciones para
hacer. Entre medio podemos conocernos un poquito más...
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