Sistemas de Archivos

Bote lo que no sirve. No hay dudas, poner orden en el escritorio es un fastidio. Pero, según Pat Dorff, autor de ``File ... Don't Pile'' (Archive, no acumule), aproximadamente 70 por ciento de los papeles que reposan sobre el escritorio deberían estar en otra parte: en la papelera o en algún archivo. Cuando decida iniciar el proceso agónico de decidir el destino de sus documentos, utilice esta lista:

1.      ¿Lo necesito? Si su trabajo depende del seguimiento de un documento en particular, obviamente debe conservarlo. Guárdelo en un lugar de su sistema de archivos.

2.      ¿Lo quiero conservar? Sea honesto En realidad ¿le será útil? ¿Facilitará algún propósito específico? Si la respuesta es no, bótelo.

3.      ¿Es redundante? Verifique si tiene documentos duplicados. Si dos documentos cubren la misma información, bote una copia.

4.      Es útil ahora ¿o lo será más adelante? No se enganche diciendo ``uno nunca sabe''. La meta es limpiar y ordenar. Si determina que son muy pocas las posibilidades de que el documento le sea útil, arrójelo al cesto.

5.      ¿Está actualizado? Algunos documentos pierden vigencia de una semana a la otra; otros siguen siendo relevantes durante años. Si la información es obsoleta, deséchela.

6.      ¿Es de alta calidad? Si la información es precisa, confiable y válida, consérvela. De lo contrario, líbrese del documento.

7.      ¿Puede obtener la misma información en cualquier otra parte? Si un colega lleva un registro al que usted tiene acceso, no guarde copias de esa información, especialmente si no la usa con frecuencia.